Präsentation

Definition

Eine Präsentation ist der mündliche Vortrag einer oder mehrerer Personen, bei dem einer Zielgruppe bestimmte Inhalte im strukturierter Form unter Verwendung visueller Hilfsmittel dargeboten werden.

Ziel ist es, diese Zielgruppe zu informieren und / oder sogar zu überzeugen.

Eine Präsentation ist sozusagen eine bildhafte Umsetzung eines textorientierten Referates. Sie visualisiert die zentralen Thesen und Aussagen des zu vermittelnden Stoffes .

Warum eine Präsentation ?

• Argumente werden verständlicher gemacht
• Zusammenhänge sind leichter erkennbar
• Kernaussagen werden hervorgehoben
• Redeaufwand wird verkürzt
• Inhalt bleibt eher im Gedächtnis verankert
• Vortrag ist aufgelockerter und bunter als nur Reden

"Ich höre - ich vergesse; ich sehe - ich behalte; ich tue - ich verstehe."

Durch Visualisierung erhöht man das Verständnis, die Merkfähigkeit und die Resonanz.

Was ist bei einer Präsentation besser als die Aushändigung eines Stück Papiers ?

• es gibt den direkten Kontakt mit der Zielgruppe
• gezielte Abgabe von Zusatzinformationen möglich
• man kann auf das Verhalten der Zielgruppe sofort reagieren

Ziele der Präsentation

• Man möchte die Zielgruppe motivieren.
• Man möchte, dass sich die Zielgruppe an die Botschaft erinnert.
• Man möchte bestimmte Informationen betonen.
• Man möchte Aktivität erzeugen.
• Man möchte Verständnis ermöglichen und erreichen.

Welche Medien kann man nutzen ?

Im Wesentlichen hat man hier die Wahl zwischen

• Flip-Chart, White Board oder Tafeln,
• Overhead-Projektor
• Laptop / PC mit oder ohne Beamer.

Der Einsatz des auszuwählenden Mediums richtet sich hier z.B. nach der Anzahl der Teilnehmer / Zuhörer und den Gegebenheiten des Präsentationsortes.

In einem Raum ohne Steckdose / Strom nützt mir der Versuch der Darstellung mit PC und Beamer nichts, andererseits kann ich in einem Raum mit den Ausmaßen einer Konzerthalle nichts mit einem Flip-Chart oder White Board anfangen.

Flip-Chart, White Board oder Tafeln

Umfeld

Der Betrachtungsabstand liegt hier bei max. 3 bis 4 Metern; maximal bis zu 10 Teilnehmer können um einen Tisch herum sitzen und was erkennen.

Vorteile

• Technische Pannen sind ausgeschlossen.
• leicht zu transportieren.
• persönlicher Kontakt zu der Zielgruppe ist intensiv.
• Betrachter können Auswahl, Geschwindigkeit und Reihenfolge mitsteuern.
• Möglichkeit der Kombination aus vorbereiteten Grafiken und spontanen Notizen

Problembereiche

• genügend Stellfläche für die benötigte Größe des Flip-Charts vorhanden
• Distanzbedürfnisse beachten - Flip-Chart darf z.B. auch nicht zu nah am Betrachter stehen
• Ausgrenzung einzelner Personen vermeiden - Flip-Chart muss für alle Mitglieder der Zielgruppe vernünftig einsehbar sein
• genügend Stifte in entsprechenden Farben vorrätig haben
• Schreiben üben - Handschrift muss leserlich sein
• für größere Gruppen eher ungeeignet.

Overhead-Projektor

Umfeld

Die Personenzahl ist prinzipiell beliebig, der Betrachtungsabstand kann dabei von circa 3 bis hin zu 50 Meter betragen.

Vorteile

• Möglichkeit der Kombination von vorbereiteten Schaubildern und Handschrift
• Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte wird durch den Präsentierenden gesteuert
• für größere Gruppen geeignet

Problembereiche

• Licht kanalisieren - Möglichkeiten der Verdunkelung vorhanden ?
• Ausgrenzung einzelner Personen vermeiden - Overhead-Projektor muss für alle Mitglieder der Zielgruppe vernünftig einsehbar sein !
• Platz für Aufbau beachten
• Anschluss vorhanden? / Verlegen von Kabeln
• Gute Abbildungsqualität nur durch glatte Projektionsfläche
• Aktion und Sprechen trennen
• der Präsentierende muss dem korrekten Umgang mit dem Medium hohe Aufmerksamkeit widmen und wird so eventuell von der Präsentation selbst abgelenkt
• Nicht abdecken, sondern neue Folie, sonst Overlaytechnik
• genügend Stifte in entsprechenden Farben vorrätig haben
• Schützen Sie Folien mit Hüllen, ansonsten können die Folien verschrammen und haben durch Fingerprints u.ä. Flecken

Laptop / PC mit und ohne Beamer

Umfeld

Die Personenzahl ist hierbei beliebig. Der Betrachtungsabstand beträgt von 30 cm bis 4 Meter bzw. ist beim Einsatz eines entsprechenden Beamers und den vorhandenen örtlichen Gegebenheiten nahezu unendlich.

Vorteile

• Aufmerksamkeit wird durch den Präsentierenden gesteuert
• Änderungen aufgrund von Äußerungen / Einwänden der Zielgruppe können direkt eingearbeitet werden (sofern Zeit dafür vorhanden und der Präsentierende entsprechend technisch versiert ist).
• unterschwellige Vermittlung der positiven Aussage: "Ich, der Präsentierende, bin auf der Höhe der Zeit und nutze die aktuellsten, technischen Möglichkeiten zur Vermittlung von Informationen".

Problembereiche

• Licht kanalisieren - Möglichkeiten der Verdunkelung vorhanden ?
• PC / Laptop und Beamer vorhanden ? Check der Verfügbarkeit im Vorfeld
• Anschluss vorhanden? / Verlegen von Kabeln
• Technische Komplikationen sind nicht ausgeschlossen
• Aktion und Sprechen trennen
• der Präsentierende muss dem korrekten Umgang mit dem Medium hohe Aufmerksamkeit widmen und wird so eventuell von der Präsentation selbst abgelenkt

Aufbau und Durchführung der Präsentation

AIDA-Modell

Orientierungshilfe findet man bei dem AIDA-Modell (Attention, Interest, Desire & Action):

• Attention (Aufmerksamkeit) − Aufmerksamkeit des Kunden erlangen
• Interest (Interesse) − Produkt-Interesse beim Kunden wecken.
• Desire (Verlangen) − Wunsch nach dem Produkt wecken und Besitzwunsch auslösen
• Action (Handeln) − Kunde kauft das Produkt

Darstellung

Zu einer guten Darstellung gehört auch eine durchdachte Platzierung der zu vermittelnden Informationen. Hier helfen gerade beim Einsatz von Folien für den Overhead-Projektor und für die Darstellung am PC / Laptop sogenannten Präsentationprogramme. Dazu später im Artikel mehr.

Ganz besonders wichtig ist es, dass der Zuhörer nicht mit unnötigen Informationen überladen wird, da er sich dadurch schnell überfordert fühlt und die Aufmerksamkeit nachlässt.

Müssen doch einmal viele Informationen auf einer Folie dargestellt werden, dann blenden Sie die Daten nacheinander ein (Overlay-Technik). Dies dient der Übersichtlichkeit und Sie führen die Zuhörer von einer Info zur nächsten.

Überlegungen und inhaltliche Vorbereitungen

• Was will ich erreichen?
• Was muss ich sagen?
• Was sollte ich sagen (besseres Verständnis)?
• Beschränkung auf das Wesentliche
• Zahlen, Daten, Fakten nennen

Anhaltspunkte für die Erstellung/Gestaltung der Folien liefern nachstehende Überlegungen:

• Die Wahrnehmung der Zielgruppe ist zielgerichtet, daher ist die Gestaltung wichtiger als die Technik.
• Weniger ist mehr. Jedes einzelne Blatt muss deutlich erkennbar und auf ein Thema begrenzt sein.
• Bereiten Sie die Illustrationen entsprechend der Zielgruppe auf. Fachbegriffe vermeiden, wenn die Zuhörer keine Fachleute sind. Anstelle einer Statistik eher ein Diagramm darstellen. Bilder werden 60.000 Mal schneller aufgenommen als Text.
• Gestalten Sie den Text einfach, aber informativ.
• Vermeiden Sie Schnörkel, bleiben Sie bei einer Schriftart. Variieren Sie sie in höchstens zwei bis drei Größen.
• Bieten Sie einheitliche visuelle Aussagen. Der Aufbau der einzelnen Folien sollte in der Grundform (Layout, wie z.B. Überschriften, Aufzählungen) identisch sein.
• Vermeiden Sie eine Mischung / Überfrachtung von Symbolen, Schriften, Pastell- und Komplementärfarben. Vier Farben sind genug.
• Wählen Sie Farben nach z.B. allgemeiner Funktionsbedeutung (Verbot: rot, Erlaubnis: grün) aus.
• Bauen Sie die Darstellung Stück für Stück auf und vermeiden Sie logische Sprünge.
• Schützen Sie Folien mit Hüllen; Fingerabdrücke sowie eine fleckige, verschrammte Folie sind ein "No-Go".

Vorbereitung, Durchführung und Abschluß

Organisatorische Vorbereitung bezogen auf die Umgebung und den Ablauf:

• Raum (z.B. Konzertsaal, Hörsaal, Seminarraum)
• Sitzplätze der Zuhörer
• Technik und Medien
• Redezeit

Zur Vorbereitung der Präsentation vor der Zielgruppe empfiehlt es sich, Notizen / Stichpunkte auf Karteikarten zu schreiben um zum freien Sprechen zu kommen.

Zu Beginn der Präsentation sollte über die Thematik, den Ablauf und die Dauer informiert werden. Das Referat soll verständlich vorgetragen (Fachbegriffe erklären bzw. umschreiben), abwechslungsreich und interessant gestaltet sein.

Während der Präsentation reden Sie laut und deutlich in Richtung Publikum, halten Sie Blickkontakt. Vermeiden Sie es während Sie am Overhead-Projektor schreiben weiter zu reden, trennen Sie Aktion und Sprechen. Gehen Sie, wenn möglich, direkt auf Fragestellungen ein oder weisen Sie zu Beginn der Präsentation darauf hin, dass sich das Publikum (z.B. aufgrund eines knappen Zeitrahmens) die Fragen für die Fragerunde oder Diskussion am Ende der Präsentation aufhebt.

Nach Abschluss der Präsentation kann dann den Zuhörern ein Handout (Papier-Ausdruck) übergeben werden, welches die zentralen Thesen und Aussagen des Referats zusammenfasst.

Präsentationsprogramm / -grafik

Ein Präsentationsprogramm (auch Präsentationsgrafik genannt) ist ein grafisches Anwendungsprogramm, welches den Anwender bei der Erarbeitung und Präsentation eines Vortrages unterstützt.

Es dient dazu, umfangreiche Zahlenkolonnen ( z.B. Produktions- und Absatzzahlen sein, Trendzahlen und Umsätze, Vergleichszahlen und Kosten) anschaulich und übersichtlich darzustellen. Die Präsentationsgrafik nutzt im Prinzip drei unterschiedliche Darstellungsformen:

• Liniendiagramm
• Balkendiagramm (Histogramm)
• Kreisdiagramme (Pie Chart)

Diese können dann noch einmal in den unterschiedlichsten Varianten (z.B. zweidimensionale Darstellung oder als 3D-Grafik) aufgebaut werden.

Jede einzelne Folie, die im Vortrag gezeigt werden soll, wird mit dem Programm erarbeitet und abgespeichert. Sie können (und sollten auch) auf einem einheitlichen Hintergrund (Layout, Masterfolie) erstellt werden.

Auf diesen Folien kann man Texte, Bilder, Grafikclips, Diagramme, Tabellen, Filmsequenzen und Musikdateien kombinieren. Aber nicht vergessen: Zu viele Informationen verwirren den Betrachter oder lenken ihn zumindest ab.

Die so erstellten Folien können entweder mit einem Tageslichtprojektor gezeigt, auf einem Drucker ausgedruckt oder per Laptop / PC mittels Beamer präsentiert werden.